Política de tratamiento de datos personales

1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

El Responsable del Tratamiento de los datos personales recopilados mediante el formulario de registro de clientes es:

Razón social: EL MESÓN DEL PAN S.A.S.
NIT: 901666663
Dirección: Avenida Pradilla #28
Ciudad: Chía
Departamento: Cundinamarca
País: Colombia
Correo electrónico: elmesondelpansas@gmail.com
Teléfono: 316 473 0710

RESPONSABLE DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

Nombre: Patricia Jaime
Celular: 316 473 0710
Correo electrónico: elmesondelpansas@gmail.com

Patricia Jaime será la persona responsable de recibir y gestionar las consultas, reclamos y solicitudes relacionadas con el tratamiento de datos personales, sin perjuicio de las demás responsabilidades que correspondan directamente a EL MESÓN DEL PAN S.A.S.

Cuando para la operación tecnológica se utilicen terceros que procesen información por cuenta de EL MESÓN DEL PAN S.A.S., estos podrán actuar como Encargados del Tratamiento, de acuerdo con las funciones que efectivamente desempeñen y con las condiciones contractuales y legales aplicables.

2. OBJETO DE LA POLÍTICA

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales tiene como finalidad informar a los titulares sobre la forma en que EL MESÓN DEL PAN S.A.S. recopila, utiliza, almacena, protege, actualiza, conserva y, cuando corresponda, elimina sus datos personales.

El tratamiento podrá realizarse mediante medios físicos o electrónicos y, particularmente, mediante un formulario web de registro de clientes al cual el titular podrá acceder mediante:

• Código QR.
• Enlace directo.
• Página web.
• Otros mecanismos habilitados por EL MESÓN DEL PAN S.A.S.

Esta política informa al titular sobre:

• Los datos personales que podrán ser tratados.
• Las finalidades del tratamiento.
• Los derechos que le asisten.
• Los procedimientos para ejercer sus derechos.
• Los canales de atención.
• Las condiciones para otorgar y retirar autorizaciones.
• El tratamiento relacionado con comunicaciones comerciales.
• El tratamiento mediante WhatsApp y otros canales autorizados.
• Las medidas generales de protección de la información.
• La participación de proveedores tecnológicos y Encargados del Tratamiento.

3. MARCO NORMATIVO

El tratamiento de los datos personales se realizará de conformidad con la normativa colombiana aplicable en materia de protección de datos personales, incluyendo:

• Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia.
• Ley 1581 de 2012.
• Decreto 1377 de 2013, en lo que se encuentre vigente y aplicable.
• Decreto 1074 de 2015, en lo aplicable.
• Las normas que modifiquen, adicionen, reglamenten o sustituyan las anteriores.
• Las instrucciones, circulares y criterios aplicables emitidos por la Superintendencia de Industria y Comercio.

EL MESÓN DEL PAN S.A.S. mantendrá sus procedimientos y medidas de protección actualizados de acuerdo con las obligaciones legales que le sean aplicables.

4. DEFINICIONES

4.1. TITULAR: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.

4.2. DATO PERSONAL: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.

4.3. TRATAMIENTO: Cualquier operación o conjunto de operaciones realizadas sobre datos personales, tales como recolección, almacenamiento, uso, consulta, actualización, circulación, transmisión, transferencia o supresión.

4.4. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos. En el presente caso, el Responsable es EL MESÓN DEL PAN S.A.S.

4.5. ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable.

4.6. AUTORIZACIÓN: Consentimiento previo, expreso e informado otorgado por el titular para realizar el tratamiento de sus datos personales, cuando sea requerido.

4.7. AVISO DE PRIVACIDAD: Comunicación física o electrónica mediante la cual se informa al titular sobre la existencia de la política de tratamiento, la forma de acceder a ella y las finalidades del tratamiento.

4.8. COMUNICACIÓN COMERCIAL: Comunicación destinada a informar, promocionar o incentivar la adquisición de productos, servicios, promociones, descuentos, cupones, beneficios, ofertas o campañas comerciales.

4.9. ACCIÓN AFIRMATIVA: Manifestación inequívoca, clara y explícita de la voluntad del titular realizada mediante una acción voluntaria, consciente e informada. La acción afirmativa debe ser otorgada de manera específica y no puede presumirse por el silencio del titular, su inacción, o el simple diligenciamiento de un formulario. Ejemplos de acción afirmativa incluyen: seleccionar una casilla de autorización no preseleccionada, hacer clic en un botón de confirmación, marcar una opción específica, o firmar una autorización escrita. La acción afirmativa es un elemento esencial para obtener autorizaciones válidas de conformidad con la normativa colombiana de protección de datos personales.

5. PRINCIPIOS APLICABLES

El tratamiento de los datos personales se realizará observando los principios establecidos en la normativa colombiana aplicable, incluyendo:

• Legalidad.
• Finalidad.
• Libertad.
• Veracidad o calidad.
• Transparencia.
• Acceso y circulación restringida.
• Seguridad.
• Confidencialidad.
• Necesidad y proporcionalidad.
• Responsabilidad demostrada, cuando resulte aplicable.

Los datos recopilados deberán ser pertinentes y necesarios para las finalidades informadas al titular.

EL MESÓN DEL PAN S.A.S. evitará recopilar información que resulte innecesaria para las finalidades del proyecto.

6. DATOS PERSONALES OBJETO DE TRATAMIENTO

De acuerdo con la configuración del proyecto, el formulario podrá solicitar los siguientes datos:

• Nombre completo.
• Número de celular.
• Correo electrónico.
• Fecha de nacimiento, cuando resulte necesaria para una finalidad previamente informada.
• Fecha y hora del registro.
• Información relacionada con las autorizaciones otorgadas.
• Versión de la política consultada o aceptada.
• Versión del aviso de privacidad.
• Fecha y hora de las autorizaciones.
• Estado de las autorizaciones.
• Canal o canales autorizados para comunicaciones comerciales.
• Identificador interno del registro.
• Información técnica de trazabilidad, cuando resulte procedente.

Los campos definitivos del formulario deberán corresponder a los datos que realmente sean necesarios para las finalidades informadas al titular.

EL MESÓN DEL PAN S.A.S. no deberá solicitar datos personales que no sean necesarios para las finalidades informadas.

7. INFORMACIÓN QUE EL FORMULARIO NO SOLICITA

El formulario de registro no solicita ni requiere información financiera, credenciales de acceso ni información utilizada para acceder a cuentas personales o financieras.

En particular, el formulario no solicita:

• Contraseñas.
• Claves personales.
• Claves bancarias.
• Números de tarjetas de crédito o débito.
• Código CVV o CVC de tarjetas.
• Números de cuentas bancarias.
• Datos de cuentas financieras.
• Códigos de seguridad enviados mediante SMS.
• Códigos de autenticación de dos factores.
• Tokens de autenticación.
• API Keys.
• Secret Keys.
• Credenciales de acceso a plataformas.
• Usuarios y contraseñas de servicios externos.
• Información financiera que no sea necesaria para las finalidades informadas.

El registro de clientes no requiere información bancaria ni datos de medios de pago.

El titular no deberá ingresar este tipo de información en el formulario ni suministrarla a través de campos destinados al registro.

Si en el futuro EL MESÓN DEL PAN S.A.S. decide solicitar información adicional, deberá evaluar previamente su necesidad, finalidad, tratamiento, seguridad y las obligaciones legales aplicables.

8. DATOS SENSIBLES

El formulario de registro no está diseñado para solicitar datos sensibles.

En particular, no se solicita información relacionada con:

• Salud.
• Historia clínica.
• Datos biométricos.
• Orientación sexual.
• Vida sexual.
• Origen racial o étnico.
• Convicciones religiosas o filosóficas.
• Afiliación política.
• Información sindical.
• Otros datos que tengan la consideración de sensibles conforme a la normativa aplicable.

Si en el futuro se requiere recopilar datos sensibles, EL MESÓN DEL PAN S.A.S. deberá realizar previamente la evaluación correspondiente y aplicar las garantías y autorizaciones exigidas por la normativa.

El suministro de datos sensibles no será obligatorio cuando la legislación aplicable establezca que la respuesta es facultativa.

9. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

Los datos personales recopilados podrán ser utilizados para las siguientes finalidades, organizadas por categoría:

A. FINALIDADES OPERATIVAS Y DE GESTIÓN DE RELACIÓN

1. Registrar al cliente en la base de datos de EL MESÓN DEL PAN S.A.S.
2. Identificar al cliente.
3. Mantener y actualizar la información del cliente.
4. Gestionar la relación comercial.
5. Prestar atención y servicio al cliente.
6. Atender solicitudes, consultas, peticiones, quejas y reclamos.
7. Gestionar comunicaciones relacionadas con la relación comercial.
8. Confirmar la recepción del registro.
9. Gestionar las preferencias de comunicación.

B. FINALIDADES COMERCIALES Y DE MARKETING

10. Desarrollar actividades de fidelización cuando exista la autorización correspondiente.
11. Enviar comunicaciones comerciales cuando el titular haya autorizado expresamente dicha finalidad.
12. Enviar promociones, descuentos, cupones, ofertas y beneficios cuando exista autorización comercial.
13. Gestionar beneficios relacionados con cumpleaños cuando el titular haya suministrado su fecha de nacimiento y exista una finalidad previamente informada.

C. FINALIDADES LEGALES Y ADMINISTRATIVAS

14. Cumplir obligaciones legales aplicables.
15. Mantener evidencia de las autorizaciones otorgadas.
16. Conservar registros para cumplimiento normativo.

D. FINALIDADES DE SEGURIDAD Y CONTROL

17. Prevenir usos fraudulentos o indebidos del sistema.
18. Mantener la seguridad y trazabilidad de los registros.
19. Detectar y prevenir actividades no autorizadas.

E. DEMÁS FINALIDADES RELACIONADAS

20. Realizar las demás actividades directamente relacionadas con las finalidades informadas al titular y permitidas por la normativa aplicable.

Los datos personales no deberán utilizarse para finalidades incompatibles con aquellas informadas al titular, salvo que exista una base jurídica que permita dicho tratamiento.

10. COMUNICACIONES COMERCIALES

La recepción de comunicaciones comerciales será una finalidad independiente y opcional frente al registro del cliente.

El simple hecho de diligenciar el formulario no significa que el titular haya autorizado automáticamente el envío de publicidad o promociones.

Cuando el titular otorgue expresamente dicha autorización, sus datos de contacto podrán utilizarse para enviar:

• Promociones.
• Descuentos.
• Cupones.
• Ofertas.
• Beneficios.
• Novedades.
• Campañas comerciales.
• Actividades de fidelización.
• Promociones especiales.
• Beneficios relacionados con cumpleaños.
• Información comercial sobre productos y servicios.

Los canales utilizados podrán incluir:

• WhatsApp.
• Correo electrónico.
• Otros canales que sean informados y autorizados.

La autorización comercial deberá obtenerse mediante una opción independiente, clara y no seleccionada previamente.

La autorización comercial será opcional e independiente de las autorizaciones necesarias para el registro y la gestión de la relación con el cliente.

El titular podrá retirar posteriormente su autorización para recibir comunicaciones comerciales mediante los mecanismos habilitados por EL MESÓN DEL PAN S.A.S.

La negativa a otorgar autorización comercial no deberá impedir el registro del cliente cuando dicho registro pueda realizarse sin esta autorización.

11. COMUNICACIONES POR WHATSAPP

El número de teléfono celular podrá utilizarse para las finalidades autorizadas por el titular y para las comunicaciones directamente relacionadas con el registro o la relación comercial, según corresponda.

11.1. MENSAJE DE CONFIRMACIÓN O BIENVENIDA: Cuando el titular complete correctamente el formulario y haya proporcionado un número de teléfono válido, el sistema podrá enviar un mensaje de bienvenida o confirmación por WhatsApp relacionado con la recepción del registro.

Este mensaje deberá diferenciarse de las comunicaciones comerciales.

El mensaje de confirmación tendrá como finalidad informar al cliente sobre la correcta recepción o gestión de sus datos y no deberá interpretarse automáticamente como autorización para el envío de publicidad.

11.2. MENSAJES PROMOCIONALES: Las comunicaciones cuyo propósito sea promocionar productos, servicios, promociones, descuentos, cupones, ofertas, beneficios y campañas deberán enviarse de acuerdo con la autorización comercial correspondiente y las demás condiciones legales aplicables.

Antes de incluir un titular en una campaña comercial, el sistema deberá consultar el estado vigente de su autorización comercial.

12. USO DE LA FECHA DE NACIMIENTO

Cuando el formulario solicite la fecha de nacimiento, esta información será utilizada únicamente para las finalidades previamente informadas.

Cuando exista autorización para comunicaciones comerciales, podrá utilizarse para gestionar:

• Beneficios de cumpleaños.
• Promociones especiales.
• Descuentos.
• Cupones.
• Comunicaciones relacionadas con dicha fecha.

EL MESÓN DEL PAN S.A.S. no deberá utilizar la fecha de nacimiento para finalidades diferentes de las informadas, salvo que exista una base legal que permita dicho tratamiento o se obtenga la autorización correspondiente.

Si la fecha de nacimiento no resulta necesaria para una finalidad definida, EL MESÓN DEL PAN S.A.S. deberá evaluar la posibilidad de no solicitarla.

13. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR

Cuando la normativa exija autorización, el tratamiento de los datos personales se realizará con autorización previa, expresa e informada del titular.

La autorización deberá permitir que el titular conozca:

• Qué datos serán tratados.
• Para qué serán utilizados.
• Quién es el Responsable.
• Cómo puede ejercer sus derechos.
• Los canales disponibles para realizar consultas y reclamos.
• La existencia de la Política de Tratamiento de Datos Personales.
• Las finalidades para las cuales se solicita autorización.

La autorización podrá obtenerse mediante mecanismos físicos o electrónicos que permitan demostrar posteriormente que fue otorgada.

La autorización no podrá presumirse únicamente por el silencio del titular, su inacción o el simple diligenciamiento del formulario cuando sea necesaria una manifestación afirmativa.

Las casillas utilizadas para obtener autorización deberán presentarse sin selección previa.

El Responsable deberá conservar evidencia de la autorización en un medio que permita su posterior consulta.

14. EVIDENCIA DE LA AUTORIZACIÓN

EL MESÓN DEL PAN S.A.S. deberá conservar evidencia de las autorizaciones obtenidas mediante mecanismos que permitan su posterior consulta y demostración de cumplimiento legal.

14.1. ELEMENTOS DE EVIDENCIA ALMACENADOS ACTUALMENTE
De acuerdo con la configuración actual del sistema, la evidencia incluye:

• Identificador único del cliente.
• Fecha de registro.
• Hora de registro con zona horaria.
• Fecha y hora de consentimiento para tratamiento de datos (con zona horaria).
• Fecha y hora de consentimiento para comunicaciones (cuando aplique).
• Versión de la política de tratamiento aceptada.
• Versión de la política de comunicaciones (cuando aplique).
• Estado de autorización para tratamiento de datos (sí/no).
• Estado de autorización para comunicaciones (sí/no).
• Fecha de última actualización del registro.

14.2. ELEMENTOS DE EVIDENCIA PARA IMPLEMENTACIÓN FUTURA
Para fortalecer la evidencia electrónica en futuras versiones, cuando sea técnicamente procedente, se deberá considerar:

• Dirección IP del cliente al momento del consentimiento (actualmente no almacenada en tabla de clientes).
• Información del dispositivo o navegador utilizado (User-Agent).
• Acción afirmativa explícita (click, confirmación, timestamp granular).
• Canal o medio utilizado para el registro (web, QR, SMS, etc.).
• Geolocalización aproximada (cuando sea autorizada).
• Versión del aviso de privacidad consultado.

14.3. TRAZABILIDAD TÉCNICA
EL MESÓN DEL PAN S.A.S. deberá mantener información técnica de trazabilidad que permita auditar el proceso de autorización, incluyendo registros de cambios, actualizaciones y revocatorias de autorizaciones cuando corresponda.

14.4. CONSERVACIÓN DE LA EVIDENCIA
EL MESÓN DEL PAN S.A.S. deberá conservar el modelo del aviso de privacidad utilizado durante el período correspondiente, cuando resulte necesario para acreditar la información que fue puesta a disposición del titular.

14.5. INDEPENDENCIA DE AUTORIZACIONES
La autorización para comunicaciones comerciales deberá ser independiente de la autorización correspondiente al tratamiento necesario para el registro y gestión de la relación con el cliente, y ambas deberán estar evidenciadas por separado.

15. AVISO DE PRIVACIDAD

Antes o al momento de la recolección de los datos personales, EL MESÓN DEL PAN S.A.S. deberá poner a disposición del titular un Aviso de Privacidad.

El Aviso de Privacidad deberá informar, como mínimo:

• Identidad del Responsable.
• Datos de contacto del Responsable.
• Tratamiento al que serán sometidos los datos.
• Finalidades del tratamiento.
• Derechos del titular.
• Forma de consultar la Política de Tratamiento de Datos Personales.
• Mecanismos para conocer modificaciones sustanciales de la política.

El Aviso de Privacidad podrá estar disponible mediante medios electrónicos.

El titular deberá poder consultar la Política de Tratamiento de Datos Personales antes de otorgar las autorizaciones correspondientes.

La Política de Tratamiento de Datos Personales estará disponible en:

https://mesondelpan.automatizaciondigital.cloud/politica.html

16. DERECHOS DE LOS TITULARES

El titular podrá ejercer los derechos reconocidos por la normativa colombiana aplicable, incluyendo:

1. Conocer sus datos personales.
2. Actualizar sus datos.
3. Rectificar información incorrecta, incompleta o inexacta.
4. Solicitar prueba de la autorización otorgada cuando corresponda.
5. Conocer el uso que se ha dado a sus datos.
6. Presentar consultas.
7. Presentar reclamos.
8. Solicitar la supresión de sus datos cuando sea procedente.
9. Solicitar la revocatoria de la autorización cuando sea procedente.
10. Acceder gratuitamente a sus datos personales en los términos establecidos por la normativa.
11. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio cuando considere que sus derechos han sido vulnerados.

17. PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAS

El titular podrá presentar consultas relacionadas con sus datos personales mediante:

EL MESÓN DEL PAN S.A.S.

Responsable de protección de datos: Patricia Jaime
Correo electrónico: elmesondelpansas@gmail.com
Celular: 316 473 0710
Dirección: Avenida Pradilla #28
Ciudad: Chía
Departamento: Cundinamarca
País: Colombia

17.1. RECEPCIÓN DE LA CONSULTA
La consulta deberá permitir identificar razonablemente al titular y especificar la información solicitada. EL MESÓN DEL PAN S.A.S. podrá solicitar información razonable que permita verificar la identidad del solicitante.

17.2. VERIFICACIÓN DE IDENTIDAD
EL MESÓN DEL PAN S.A.S. podrá solicitar documentos o información que permita una verificación razonable de que quien presenta la consulta es efectivamente el titular o su representante debidamente autorizado.

17.3. REGISTRO DE LA SOLICITUD
La consulta será registrada internamente, incluyendo fecha de recepción, identificación del solicitante y descripción de lo solicitado.

17.4. ANÁLISIS DE LA CONSULTA
EL MESÓN DEL PAN S.A.S. analizará la solicitud para determinar qué información se puede suministrar de acuerdo con las finalidades autorizadas y la legislación aplicable.

17.5. RESPUESTA AL TITULAR
La respuesta deberá ser comunicada al titular de manera clara, completa y comprensible.

17.6. PLAZO PARA RESPONDER
Plazo ordinario: EL MESÓN DEL PAN S.A.S. responderá las consultas dentro de un término de diez (10) días hábiles contados a partir del recibo de la consulta.
Prórroga: Si por circunstancias justificadas no fuera posible responder dentro del plazo ordinario, EL MESÓN DEL PAN S.A.S. podrá prorrogar la respuesta por un término máximo de cinco (5) días hábiles adicionales. En tal caso, deberá informar al titular la razón de la demora y la nueva fecha estimada de respuesta.
Medio de respuesta: La respuesta podrá ser comunicada por escrito, correo electrónico, teléfono o través de los canales establecidos por EL MESÓN DEL PAN S.A.S., según lo acuerde con el titular.

17.7. DOCUMENTACIÓN
EL MESÓN DEL PAN S.A.S. mantendrá registro de las consultas recibidas, las respuestas proporcionadas y el plazo en que fueron atendidas.

18. PROCEDIMIENTO PARA RECLAMOS

El titular podrá presentar un reclamo cuando considere que sus datos:

• Deben ser actualizados.
• Deben ser corregidos.
• Son incorrectos o incompletos.
• Están siendo tratados de manera inadecuada.
• Están siendo utilizados para una finalidad no autorizada.
• Deben ser suprimidos cuando sea procedente.
• Requieren la revocatoria de una autorización cuando sea procedente.

18.1. CONTENIDO DEL RECLAMO
El reclamo deberá contener, en la medida de lo posible:

• Identificación completa del titular (nombre, documento de identidad).
• Descripción clara y específica de los hechos que originan el reclamo.
• Solicitud concreta de lo que desea que se realice.
• Datos de contacto válidos (correo, teléfono, dirección).
• Documentos de soporte cuando correspondan (copias, evidencia).

18.2. CANALES PARA PRESENTAR RECLAMOS
Los reclamos podrán presentarse mediante:

EL MESÓN DEL PAN S.A.S.

Responsable de protección de datos: Patricia Jaime
Correo electrónico: elmesondelpansas@gmail.com
Celular: 316 473 0710
Dirección: Avenida Pradilla #28
Ciudad: Chía
Departamento: Cundinamarca
País: Colombia

18.3. VERIFICACIÓN DE IDENTIDAD
EL MESÓN DEL PAN S.A.S. podrá solicitar documentos o información adicional que permita verificar razonablemente la identidad del reclamante cuando sea procedente.

18.4. REGISTRO DEL RECLAMO
Toda solicitud será registrada internamente indicando: fecha de recepción, identificación del solicitante, descripción del reclamo, y seguimiento.

18.5. SUBSANACIÓN DE RECLAMOS INCOMPLETOS
Si el reclamo no contiene información suficiente, EL MESÓN DEL PAN S.A.S. podrá solicitar al titular que subsane la solicitud. El término para responder se contará a partir de que se reciba la información completa.

18.6. TRASLADO A DEPENDENCIA COMPETENTE
Cuando EL MESÓN DEL PAN S.A.S. determine que no posee competencia para resolver el reclamo, lo trasladará a la dependencia o persona responsable dentro de términos razonables, informando al solicitante sobre esta derivación.

18.7. ESTADO "RECLAMO EN TRÁMITE"
Mientras se adelanta el análisis y resolución, el reclamo tendrá estado de "en trámite" y el titular podrá consultar su avance.

18.8. RESPUESTA AL TITULAR
La respuesta deberá ser comunicada por escrito al titular, de manera clara y completa, indicando las acciones que se han tomado o se tomarán, así como la decisión adoptada.

18.9. PLAZO PARA RESPONDER
Plazo ordinario: EL MESÓN DEL PAN S.A.S. responderá los reclamos dentro de un término de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recepción del reclamo completo y verificado.
Prórroga: Si por circunstancias justificadas no fuera posible responder dentro del plazo ordinario, EL MESÓN DEL PAN S.A.S. podrá prorrogar la respuesta por un término máximo de ocho (8) días hábiles adicionales. En tal caso, deberá informar al titular la razón de la demora y la nueva fecha estimada de respuesta.
Medio de respuesta: La respuesta podrá ser comunicada por escrito, correo electrónico, o a través de otros canales establecidos según lo acuerde con el titular.

18.10. DOCUMENTACIÓN
EL MESÓN DEL PAN S.A.S. mantendrá registro completo de los reclamos recibidos, sus respuestas, plazos de atención y acciones realizadas.

19. PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZACIÓN Y RECTIFICACIÓN

El titular podrá solicitar la actualización o rectificación de sus datos mediante los canales establecidos.

El procedimiento será:

1. Recepción de la solicitud.
2. Verificación razonable de identidad.
3. Registro de la solicitud.
4. Revisión de la información.
5. Actualización o rectificación cuando sea procedente.
6. Comunicación de la respuesta.
7. Registro de la actuación realizada.

EL MESÓN DEL PAN S.A.S. deberá procurar que la información almacenada sea veraz, completa, exacta, actualizada y comprensible.

20. PROCEDIMIENTO PARA SUPRESIÓN DE DATOS

El titular podrá solicitar la supresión de sus datos personales cuando sea procedente conforme a la legislación aplicable.

La solicitud será evaluada por EL MESÓN DEL PAN S.A.S. teniendo en cuenta:

• Las finalidades para las cuales se recopilaron los datos.
• La existencia de obligaciones legales.
• La existencia de obligaciones contractuales.
• La necesidad de conservar evidencia de autorizaciones.
• Las demás excepciones legales aplicables.

Cuando no exista obligación o finalidad legítima que justifique la conservación, EL MESÓN DEL PAN S.A.S. deberá aplicar los procedimientos correspondientes para la eliminación, anonimización o disposición segura de la información.

Los datos podrán conservarse cuando exista una obligación legal o contractual que así lo requiera.

21. PROCEDIMIENTO PARA REVOCATORIA DE AUTORIZACIÓN

El titular podrá solicitar la revocatoria de la autorización cuando sea procedente.

La revocatoria podrá referirse específicamente a determinadas finalidades.

Por ejemplo, el titular podrá retirar su autorización para recibir comunicaciones comerciales sin necesariamente solicitar la eliminación de los datos necesarios para mantener la relación comercial.

EL MESÓN DEL PAN S.A.S. deberá registrar la revocatoria y actualizar el estado correspondiente.

Cuando la revocatoria resulte procedente, el sistema deberá evitar nuevos tratamientos para la finalidad revocada.

22. RETIRO DE COMUNICACIONES COMERCIALES

El titular podrá solicitar en cualquier momento que se suspenda el envío de comunicaciones comerciales cuando haya autorizado previamente dicha finalidad.

Cuando se reciba una solicitud de retiro:

1. Se registrará la solicitud.
2. Se verificará razonablemente la identidad cuando sea necesario.
3. Se actualizará el estado de autorización comercial.
4. Se evitará incluir al titular en nuevas campañas comerciales.
5. Se conservará la información necesaria para demostrar la modificación de la autorización.

La solicitud para dejar de recibir publicidad o promociones no implica necesariamente la eliminación de toda la información del cliente cuando exista una obligación legal, contractual o finalidad legítima que permita conservar determinados datos.

23. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

EL MESÓN DEL PAN S.A.S. implementará medidas técnicas, administrativas y organizacionales razonables para proteger los datos personales frente a:

• Acceso no autorizado.
• Pérdida.
• Alteración.
• Divulgación no autorizada.
• Uso indebido.
• Destrucción.
• Acceso fraudulento.
• Otros riesgos asociados al tratamiento de información.

23.1. MEDIDAS IMPLEMENTADAS ACTUALMENTE

• HTTPS/TLS: La transmisión de datos entre el cliente y el servidor se realiza mediante conexiones HTTPS cifradas con protocolos TLS modernos.
• Control de acceso: El acceso a funcionalidades administrativas está restringido mediante autenticación.
• Validación de entrada: Se implementa validación estricta de datos ingresados para prevenir inyecciones y acceso indebido.
• Headers de seguridad: Se utilizan headers HTTP de seguridad como X-Content-Type-Options, X-Frame-Options, Content-Security-Policy y Strict-Transport-Security para proteger contra ataques comunes.
• Gestión de credenciales: Las credenciales, contraseñas, API Keys, tokens y demás secretos técnicos se almacenan de manera protegida y no se exponen públicamente.
• Auditoría administrativa: Se mantienen registros de auditoría para acciones administrativas incluyendo dirección IP y descripción de la acción.
• Acceso limitado: El acceso a información se limita a personas o proveedores que efectivamente lo requieran para cumplir sus funciones.

23.2. MEDIDAS BAJO EVALUACIÓN O PARA IMPLEMENTAR

• Cifrado en reposo: La implementación de cifrado para datos almacenados en la base de datos será evaluada de acuerdo con el nivel de riesgo y los requisitos de cumplimiento.
• Respaldo y recuperación: Se deberán mantener procedimientos de respaldo seguro y recuperación ante desastres.
• Monitoreo de seguridad: Se implementarán mecanismos de monitoreo y detección de amenazas según sea procedente.
• Anonimización: Se evaluarán técnicas de anonimización cuando sea procedente para datos históricos o analíticos.

23.3. GESTIÓN DE INCIDENTES
EL MESÓN DEL PAN S.A.S. deberá implementar procedimientos razonables para prevenir, detectar y gestionar incidentes de seguridad que puedan comprometer datos personales.

23.4. REVISIÓN CONTINUA
Las medidas de seguridad serán revisadas y actualizadas periódicamente de acuerdo con cambios tecnológicos, regulatorios y análisis de riesgo.

23.A. MATRIZ DE ACCESO Y CONTROL DE ROLES

EL MESÓN DEL PAN S.A.S. deberá implementar un modelo de control de acceso basado en funciones (RBAC - Role-Based Access Control) que asigne permisos de acuerdo con el principio de mínimo privilegio.

23.A.1. ROLES ORGANIZACIONALES DEFINIDOS
La estructura de roles deberá contemplar, como mínimo, las siguientes categorías funcionales:

• Administrador: Acceso completo a funcionalidades de administración, configuración y auditoria.
• Marketing / Campañas: Acceso limitado a funcionalidades de gestión de campañas comerciales y segmentación de clientes (únicamente aquellos con autorización comercial).
• Soporte / Atención: Acceso a información de clientes para atender consultas, reclamos y solicitudes (sin acceso a modificar autorizaciones).
• Personal Operativo: Acceso limitado a funcionalidades específicas de su área (ej. carga de datos, procesamiento).
• Encargados Tecnológicos: Acceso a infraestructura, bases de datos y sistemas de soporte técnico.
• Auditoría Interna: Acceso de solo lectura a registros de auditoría y trazabilidad.

23.A.2. PRINCIPIOS DE ASIGNACIÓN

• Cada usuario tendrá asignados únicamente los permisos necesarios para cumplir sus funciones.
• Los accesos se documentarán y serán revisados periódicamente.
• Se mantendrán registros de quién tiene acceso a qué información y cuándo fue utilizado.
• La revocación de permisos será documentada.

23.A.3. ACCESO A DATOS PERSONALES

• El personal de marketing solo podrá acceder a clientes que hayan autorizado expresamente comunicaciones comerciales.
• El personal de soporte podrá acceder a información necesaria para resolver consultas y reclamos.
• Los administradores tendrán acceso completo cuando sea necesario, pero sus acciones serán auditadas.
• Ningún usuario podrá acceder a datos sensibles no necesarios para su función.

23.A.4. CONTROL DE VERSIONES DE FUNCIONALIDADES
Los cambios en roles y permisos serán documentados en un control de versiones que permita auditar cambios históricos en la estructura de acceso.